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PostPosted: 09.05.2016, 10:35 
Guten Tag,

wir haben seit neuestem ein Polycom-Videokonferenznetzwerk mit HDX7000-Systemen, Gatekeeper (DMA), Ressource Manager, MCU (RMX1800) und SBC (RPAD). Die externe Einwahl ist so konfiguriert, dass externe Teilnehmer ausschließlich virtuelle Konferenzräume erreichen dürfen und nicht die Endpoints. Nun stehen wir vor der Frage, wie wir den Prozess der Buchung von Konferenzen mit externen Teilnehmern gestalten.

Erste Idee war, dass die Anforderer sich paar Tage vorher bei der Hotline melden mit Terminangabe und bekommen die Zugangsdaten zum virtuellen Konferenzraum, d.h. Adresse + PIN, mitgeteilt, die sie dann an externe Teilnehmer verteilen. Da gebt es allerdings Befürchtungen, dass dies zu viele Personalressourcen binden würde...

Welche Erfahrungen haben denn andere mit externen Videokonferenzen? Gibt es in der RMX1800 Möglichkeiten, den Prozess in irgendeiner Weise zu unterstützen?

Danke im Voraus für Feedback und viele Grüße
Henrik Meier


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PostPosted: 09.05.2016, 14:43 
Hallo Herr Meier,

der Buchungsprozess ... vertrauen Sie mir wenn ich sage: hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Ein "schöner", durchgängiger Buchungsprozess ist etwas auf das man am Ende stolz sein kann. Wir hatten schon einige Beratungsaufträge, die einzig und alleine den Buchungsprozess betrafen.

Sie haben alle wesentliche Elemente der Polycom-Lösung - da sind Sie schon auf der sicheren Seite. Über den Resource Manager sollte Sie problemlos Meeting schedulen können, die alle Informationen beinhalten. Mit der optionalen WebSuite (oder früher Cloud Axis) kann man die Teilnahme dritter noch einmal wesentlich vereinfachen. Die 1800er hat über den RMX Manager weitere Möglichkeiten Konferenzen zu planen bzw. "Testkonferenzräume" bereitzustellen (zu finden unter Reservations). Andere Unternehmen arbeiten mit statischen VMR die über Exchange als Ressource oder "Ort" gebucht werden. Möglichkeiten gibt es also viele, es kommt darauf an, ob es jeder Nutzer buchen können soll (dann geht alles oft Richtung Outlook Plugin), ob man Meetings AdHoc betreten können möchte, ob eine EntryQueue akzeptabel ist etc...

Der von Ihnen vorgeschlagene Weg des "Concierge-Dienstes" ist allerdings auch nichts ungewöhnliches und ViP Support kann man in der Regel sowieso nicht vermeiden. Das bedeutet, dass bei wichtigen Konferenzen Ihr Gesprächspartner eh einen Test machen möchte. Bei der Gelegenheit kann man dann schauen, ob auch alles (Audio/Video/Content) funktioniert und im Notfall gegensteuern bzw. den Kollegen mitteilen, dass es Besonderheiten geben wird. Diesen Prozess nennen wir "Endpunktzertifizierung" oder schlicht "Verbindungstest". Dieser Prozess ist in einigen Unternehmen sogar verbindlich, wenn man eine Gegenstelle ins Telefonbuch bekommen möchte.

Ich würde Ihnen empfehlen mit statischen Meetingräumen zu arbeiten und Gäste in der Lobby warten zu lassen, bis ein internes System in den Raum kommt. Realisieren läßt sich das auch über AdHoc Conferencing - problematisch ist dabei oft die PIN (mit/ohne, variable/statisch...), so dass "Adhoc mit External Authentication" empfohlen ist. Oder halt Planen über das MS OnlineMeeting ... Sie sehen schon gerade bei Polycom haben Sie die Qual der Wahl zwischen vielen funktionierende Möglichkeiten :-)

Viele Grüße
Simon Härke


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